Allgemeine Veranstaltungsbedingungen
für die Veranstaltung

12. Europäisches Holzwerkstoff-Symposium
12. bis 14. Oktober 2022
Grand Elysée Hotel Hamburg | Germany

Veranstalter

Fraunhofer-Institut für Holzforschung
Wilhelm-Klauditz-Institut WKI
Bienroder Weg 54E
38108 Braunschweig
Deutschland
Tel.: +49 (0)531 2155-207 /-229
info(at)wki.fraunhofer.de
www.wki.fraunhofer.de

Ticketing und Zahlungsservice

Lombego Systems GmbH
Frauentorstr. 3 
99423 Weimar | Germany

1. Allgemeines

1.1. Diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen gelten für die Teilnahme und den damit zusammenhängenden Ticketverkauf für obenstehende Veranstaltung, ausgerichtet durch den obenstehenden Veranstalter. Sie regeln die Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Teilnahme an einer solchen Veranstaltung durch den Vertragspartner (»Teilnehmer«).

Diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen gelten ausschließlich, soweit in den nachfolgenden Bestimmungen nicht ausdrücklich anders geregelt. Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Bestimmungen des Teilnehmers haben keine Gültigkeit und werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Veranstalter diesen nicht ausdrücklich widerspricht. 

1.2. Der Veranstalter behält sich Änderungen und Ergänzungen dieser Reglungen vor. Mögliche Änderungen und Ergänzungen erhalten Gültigkeit durch die Veröffentlichung auf dieser Internetseite.

1.3. Institute und Forschungseinrichtungen von der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V., Hansastraße 27 c, 80686 München, Registergericht: Amtsgericht München, Vereinsregister-Nr. VR 446 (nachfolgend »Fraunhofer«) sind rechtlich unselbständige Einrichtungen von Fraunhofer. Die Veranstaltungen eines Institutes oder einer Forschungseinrichtung gelten daher als Veranstaltungen von Fraunhofer. Sämtliche der in diesen Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen geregelten Rechte und Pflichten bestehen daher für und gegen Fraunhofer. Erklärungen eines Institutes oder einer Forschungseinrichtung von Fraunhofer sind Fraunhofer zuzurechnen. Ansprechpartner bei Veranstaltungen eines Institutes bleibt jedoch das Institut selbst (»Veranstalter«).

1.4. Zusätzlich zu diesen Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen sind die jeweils am Ort der Veranstaltung geltenden Sicherheitsrichtlinien und die jeweilige Hausordnung zu beachten.

1.5. Die Vertragssprache ist deutsch.

2. Anmeldung und Vertragsschluss

2.1. Die Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung ist ausschließlich über die Konferenz Management & Ticketing Plattform Converia des Ticket-Partners, der Lombego Systems GmbH, möglich. 

2.2. Soweit im Einzelfall nicht anders geregelt, gibt der Teilnehmer mit dem Ausfüllen und Absenden des bereit gestellten Anmeldeformulars des Veranstalters ein Angebot zur Teilnahme an der Veranstaltung ab. Die wirksame Abgabe eines Angebotes durch den Teilnehmer setzt voraus, dass der Teilnehmer in der Bestellmaske alle erforderlichen Felder ausgefüllt (jeweils durch * gekennzeichnet) und diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen akzeptiert hat.

2.3. Der Vertrag über die Teilnahme an der Veranstaltung kommt erst zustande, nachdem der Ticketing-Partner die Anmeldung gegenüber den Teilnehmern schriftlich via E-Mail bestätigt hat. Änderungen und/oder Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt gleichfalls für die Aufhebung der Schriftformklausel. 

2.4. Anmeldebestätigungen sind grundsätzlich verbindlich und berechtigen den Teilnehmer zur Teilnahme an der betreffenden Veranstaltung. Ein Anspruch auf Teilnahme an bestimmten Programmteilen besteht nur, sofern diese zuvor ausdrücklich gebucht wurden. Dies gilt insbesondere für Programmteile mit begrenzter Teilnehmerzahl.

3. Preise

3.1. Der in der Teilnahmebescheinigung genannte Preis (nachfolgend »Teilnahmegebühr«) ist der Endpreis und gegenüber dem Teilnehmer verbindlich. 

3.2. Mit der Teilnahmegebühr wird die Teilnahme am Veranstaltungsprogramm einschließlich der angebotenen Verpflegung abgegolten. Alle Preise enthalten soweit erforderlich die fällige Umsatzsteuer. Zusätzliche Liefer- und/oder Versandkosten fallen nicht an, soweit sie nicht gesondert ausgewiesen sind. Kosten für Anreise und Übernachtung trägt der Teilnehmer selbst. 

3.3. Sofern Sonderpreise für Ermäßigungen (Studierende) gewährt werden, ist dies gesondert ausgewiesen. Die Ermäßigung ist unter Vorlage eines gültigen Nachweises (Studierendenausweis) zu gewähren. Der Nachweis muss vor Beginn der Veranstaltung erbracht werden. Kann der Nachweis nicht erbracht werden, muss zu Beginn der Veranstaltung vom Teilnehmer die Differenz aus dem Vollpreis und dem ermäßigten Preis nachentrichtet werden, damit er zutrittsberechtigt ist.

4. Zahlung

4.1 Die Zahlung erfolgt über die jeweils auf der Website angegebenen Wege. Soweit sich daraus zusätzliche Gebühren ergeben, sind diese gesondert ausgewiesen. Sämtliche Preise und Gebühren sind unverzüglich bei Vertragsschluss fällig und spätestens am Veranstaltungstag auf das in der Rechnung genannte Konto zu zahlen. Maßgeblich ist das Datum des Zahlungseingangs auf dem Konto.

4.2. Bei Zahlung per Kreditkarte (MasterCard, Visa) wird der Teilnehmer beim Zahlungsprozess aufgefordert, die Kreditkartendaten einzugeben. Das zugehörige Kreditkartenkonto wird in der Folgezeit in Höhe des Ticketbetrags inkl. möglicher Versandkosten belastet. Bitte beachten Sie, dass auf Ihrer Kreditkartenabrechnung folgender Verwendungszweck erscheint: 

converia.de/ticketing        Weimar        DE   

4.3. Im Falle der Zahlung per Überweisung: Zahlt der Teilnehmer innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung nicht, kann der Veranstalter vom Vertrag zurücktreten. Tritt der Veranstalter von dem Vertrag zurück, verliert der Teilnehmer damit seinen Anspruch auf Teilnahme an der Veranstaltung.

4.4. Sollte eine Zahlung rückbelastet werden (z. B. wegen fehlender Deckung des bei der Bestellung angegebenen Kontos), hat der Teilnehmer jeglichen Schaden bzw. jegliche Aufwendung zu ersetzen, der/die aus der Rückbelastung entstehen. Hierzu gehören insbesondere die Bankgebühren sowie jeweils eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 10,00 Euro pro Rückbelastung für die Bearbeitung durch den Veranstalter. Bei einem ungerechtfertigten Chargeback (Rückbelastung) der Kreditkarte werden Bearbeitungskosten in Höhe von 50,00 Euro berechnet. Im Falle der Rückbelastung ist der Veranstalter berechtigt, vom Vertrag sofort zurückzutreten. Der Teilnehmer verliert damit seinen Anspruch auf Teilnahme an der gebuchten Veranstaltung. Weitergehende Ansprüche des Veranstalters gegen die Teilnehmer werden dadurch nicht berührt.

5. Änderungen, Rücktritt/Storno

5.1. Möchte der Teilnehmer an der Veranstaltung nicht teilnehmen, so hat er seinen Rücktritt vom Vertrag in Textform (z. B. Brief, E-Mail, Fax) gegenüber dem Veranstalter zu erklären. Für den Zeitpunkt der Mitteilung ist das Datum des Poststempels, bei Faxsendungen oder E-Mails das Sendedatum maßgeblich.

a) Bei Rücknahme der Anmeldung bis einschließlich 29. September 2022 erfolgt eine Rückerstattung der Teilnahmegebühr abzüglich 100 € für Verwaltungskosten.

b) Bei einer späteren Stornierung ist eine Rückerstattung nicht mehr möglich.

5.2. Wenn der angemeldete Teilnehmer die Veranstaltung nicht besuchen kann, hat der Teilnehmer die Möglichkeit, kostenfrei eine Ersatzperson für die Teilnahme anzugeben. Die Ersatzperson muss gegenüber dem Veranstalter benannt werden. Hierzu sind die für eine Anmeldung erforderlichen Angaben in Textform an den Veranstalter zu senden.

6. Leistungen

6.1. Der Umfang der vertraglichen Leistung im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung ergibt sich aus den jeweiligen Informationsunterlagen, gegebenenfalls vorhandenen Anmeldeformularen und der Teilnahmebestätigung des Veranstalters. 

6.2. Werden Leistungen nicht vertragsgemäß erbracht, hat der Teilnehmer Anspruch auf Abhilfe. Mängel müssen unverzüglich angezeigt werden. Ansprüche auf Rückerstattung der Teilnahmegebühr aufgrund offensichtlich nicht vertragsgemäß erbrachter Leistung, sind innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss der Veranstaltung geltend zu machen. 

6.3. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, im Veranstaltungsprogramm kurzfristig Änderungen im Programmablauf und/oder inhaltliche Änderungen vorzunehmen, soweit das notwendig ist und der Gegenstand der Veranstaltung dadurch nicht eingeschränkt wird, sowie in Ausnahmefällen einen Ersatzreferenten zu bestellen. Der Veranstalter bemüht sich, Änderungen rechtzeitig per E-Mail oder auf der entsprechenden offiziellen Webseite zu der Veranstaltung mitzuteilen.

6.4 Nimmt ein Vertragspartner ordnungsgemäß angebotene Leistungen ganz oder teilweise nicht in Anspruch, so entsteht kein Anspruch auf Rückerstattung der Teilnahmegebühr.

7. Absage der Veranstaltung / Terminänderungen

7.1. Der Veranstalter behält sich vor, die Veranstaltung nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen aufgrund zu geringer Teilnehmerzahl und aus anderen wichtigen Gründen abzusagen oder abzubrechen. Dies gilt auch für Rahmen- und Abendprogramme. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem Veranstalter unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Durchführung der Veranstaltung nicht zumutbar ist. Insbesondere ist ein wichtiger Grund gegeben bei begründeter Gefahr terroristischer Anschläge, heftigen Naturereignissen, höherer Gewalt (z. B. kriegerischen Handlungen, Streiks, Epidemien, Betriebsstörungen), Verhinderung, Erkrankung oder Tod eines Referenten oder sonstiger Personen, die für Inhalte und Durchführung des Veranstaltungsprogramms wesentlich sind.

7.2. Wird die Veranstaltung nach Maßgabe von Absatz 7.1 abgesagt, entfällt die Pflicht zur Zahlung einer Teilnahmegebühr. Für bereits geleistete Zahlungen kann der Teilnehmer Erstattung verlangen. Bei Abbruch der Veranstaltung erfolgt lediglich eine anteilige Erstattung. Weitere Ansprüche wegen der Absage oder dem Abbruch stehen dem Teilnehmer nicht zu, soweit der Veranstalter den Grund der Absage oder des Abbruchs nicht zu vertreten hat.

7.3. Für den Fall der Terminverlegung ist der Teilnehmer berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten. Der Veranstalter verpflichtet sich, die Vertragspartner über eine bei der Buchung genannten Adresse (postalisch, per E-Mail, per Telefon usw.) nach eigenem Ermessen unverzüglich, spätestens innerhalb von vierzehn (14) Tagen, nachdem der Veranstalter Kenntnis von der Terminverlegung erfahren hat, zu informieren. Die Übersendung einer solchen Information gilt als ausreichend. Etwaige vergebliche Reisekosten, Hotelbuchungen usw. werden von dem Veranstalter nur erstattet, wenn die Nicht-Information des Teilnehmers über die Terminverlegung der Veranstaltung auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz beruht.

7.4. Im Falle einer Absage wird die Teilnahmegebühr innerhalb von 8 Wochen in voller Höhe zurückerstattet. Dasselbe gilt bei Rücktritt des Teilnehmers aufgrund der unter Absatz 7.3. genannten Gründe.

8. Urheber- und andere Rechte

8.1. Der Veranstalter ist berechtigt, eingereichte Beiträge im Rahmen der Veranstaltung an die Teilnehmer auszuhändigen, auf der Website zu der Veranstaltung öffentlich zugänglich zu machen und im Tagungsband zu der Veranstaltung zu veröffentlichten und zu verbreiten. Die Vorträge und ausgegebenen Veranstaltungsunterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nur für den persönlichen Gebrauch im Sinne des § 53 UrhG verwendet werden.

Nutzungsrechte werden nur durch ausdrückliche schriftliche Nutzungsrechtseinräumung übertragen. Eine Vervielfältigung, Verbreitung, Verarbeitung oder öffentliche Wiedergabe jeglicher Art ist grundsätzlich nicht gestattet oder bedarf der schriftlichen Genehmigung der Veranstalter. 

8.2. Ton- und Videoaufzeichnungen und Beschreibungen von der Veranstaltung, den Veranstaltungsergebnissen im Ganzen oder in Teilen sind nicht gestattet bzw. bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den Veranstalter.

9. Bildmaterial/Fotografien

9.1. Der Veranstalter wird während der Veranstaltung einschließlich des Rahmenprogramms Bild- und/ oder Tonaufnahmen (z. B. Fotografien oder Videos) zum Zwecke der Dokumentation, zur begleitenden und nachträglichen Berichterstattung, zur Nachbewerbung einer Veranstaltung sowie zur Ankündigung zukünftiger Veranstaltungen anfertigen und nutzen. Der Veranstalter ist berechtigt, die Aufnahmen zu den genannten Zwecken Dritten (z. B. auch der Presse) zu überlassen und auf Medienplattformen (z. B. Facebook, Instagram und der eigenen Webseite) zu veröffentlichen. Die Teilnehmer der Veranstaltung willigen für alle gegenwärtigen und zukünftigen Medien unwiderruflich und unentgeltlich darin ein, dass der Veranstalter berechtigt ist, Bild- und/oder Tonaufnahmen seiner Person, die über die Wiedergabe einer Veranstaltung des Zeitgeschehens hinausgehen, erstellen, vervielfältigen, senden oder senden zu lassen sowie in audiovisuellen Medien zu nutzen.

9.2. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die genannten Zwecke sind berechtigte Interessen im Sinne der genannten Vorschrift.

10. Haftung

10.1. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der von Dritten in den Veranstaltungsunterlagen gemachten Angaben und Inhalte. Insbesondere übernimmt der Veranstalter keine Haftung für Schäden, die aus der Anwendung oder Weitergabe des im Rahmen der Veranstaltung Erlernten und/oder Vermittelten entstanden sind.

10.2. Der Veranstalter haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Veranstalter nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit von Personen.

10.3. Der Veranstalter haftet bei leichter Fahrlässigkeit nur bei Verletzung vertragswesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten), also solcher Pflichten, die die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages ermöglichen und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist der Haftungsumfang auf den typischerweise eintretenden, vorhersehbaren Schaden beschränkt. Es besteht keine Haftung für mittelbare Schäden, Mangelfolgeschäden oder entgangenen Gewinn. Die Haftungsbeschränkung gilt auch im Falle des Verschuldens eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen des Veranstalters.

10.4. Eine Haftung für Schäden, die bei der An- und Abreise zu den Veranstaltungsorten entstehen, sowie für Verluste und Unfälle ist ausgeschlossen.

11. Datenschutz

11.1. Der Teilnehmer kann die Veranstaltungs-Website grundsätzlich besuchen, ohne personenbezogene Daten zu hinterlassen. Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr.1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Personenbezogene Daten werden nur dann erhoben, wenn der Teilnehmer diese von sich aus (z. B. bei der Nutzung von Diensten der Website wie dem Kauf von Tickets oder der Registrierung bei der Veranstaltung, der Zusendung einer Mitteilung über die Website oder der Anmeldung als Nutzer der Website) mitteilt. Die Verarbeitung der Angaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen. Darüber hinaus werden keine personenbezogenen Daten erhoben. 

11.2. Die für die Veranstaltung erhobenen Daten von Teilnehmern werden vom Veranstalter ausschließlich zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke gespeichert, verändert und übermittelt. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

11.3. Mit Zustimmung zu diesen Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen erklärt der Teilnehmer: Ich willige ein, dass meine personenbezogenen Teilnehmerdaten vom Veranstalter in maschinenlesbarer Form gespeichert und im Rahmen der Zweckbestimmung der Organisation der Veranstaltung erhoben, genutzt, verarbeitet und auf der Teilnehmerliste der Veranstaltung für jedermann öffentlich zugänglich angezeigt werden können. Ich kann dies direkt auf der Teilnehmerübersicht nach der Teilnehmerregistrierung ausblenden oder per E-Mail gegenüber dem Veranstalter jederzeit widerrufen.

11.4. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten vom Veranstalter Fraunhofer:

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Fraunhofer-Gesellschaft
zur Förderung der angewandten Forschung e.V.
Hansastraße 27 c
80686 München
Email:              info@zv.fraunhofer.de
Telefon:           +49 (0)89 1205- 0
Fax:                 +49 (0)89 1205-7531

für ihr Fraunhofer-Institut für Holzforschung, Wilhelm-Klauditz-Institut WKI, Bienroder Weg 54E, 38108 Braunschweig

E-Mail: info@wki.fraunhofer.de
Telefon:           +49 (0)531 2155-0
Fax:                 +49 (0)531 2155-334

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von Fraunhofer ist unter der o.g. Anschrift in München, zu Hd. Datenschutzbeauftragter bzw. unter datenschutz@zv.fraunhofer.de erreichbar.

Sie können sich jederzeit bei Fragen zum Datenschutzrecht oder Ihren Betroffenenrechten direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

12. Ergänzende Bestimmungen

12.1. Der Veranstalter weist darauf hin, dass neben den eigenen Allgemeinen

Veranstaltungsbedingungen, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die Datenschutzbedingungen für die Nutzung der Konferenz Management & Ticketing Plattform Converia durch Teilnehmer der Lombego Systems GmbH ergänzend gelten und damit Bestandteil vorausgegangener Regelungen sind. Diese sind unter folgendem Link zur Verfügung gestellt: http://express.converia.de/agb

12.2. Es gilt die jeweilige Hausordnung am Veranstaltungsort. Anweisungen in Ausübung des Hausrechtes wird der Teilnehmer befolgen. Am Veranstaltungsort besteht grundsätzlich Rauchverbot. Dies gilt nicht für besonders ausgewiesene Freiflächen oder Räume.

12.3. Der Veranstalter ist nicht verpflichtet im Rahmen einer Veranstaltung Internetanschlüsse (W-LAN, LAN) bereit zu stellen. Sofern dies ausnahmsweise am Veranstaltungsort angeboten wird, gelten die jeweils vor Ort gültigen Geschäftsbedingungen für einen Internetzugang.

12.4. Am Veranstaltungsstandort und dem dazugehörigen Gelände ist jede Art von Werbung sowie das Anbieten und der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen durch den Teilnehmer nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Veranstalters zulässig. Für seine Hinweise auf die Veranstaltung (z.B. im Internet) ist der Teilnehmer selbst verantwortlich. Er handelt insofern nicht im Auftrag des Veranstalters.

12.5. Abweichend von Absatz 12.4. sind Teilnehmer, die sich durch eine finanzielle Unterstützung oder durch Sachmittel an der Veranstaltung beteiligen (Sponsoren), berechtigt, sich als Sponsor der Veranstaltung zu bezeichnen. Die Einzelheiten ergeben sich aus einer gesondert zu treffenden Vereinbarung zwischen dem Veranstalter und dem Sponsor. Teilnehmer und insbesondere Sponsoren sind nicht berechtigt, sich als Sponsoren, Förderer oder ähnlich von Fraunhofer oder eines seiner Institute zu bezeichnen. Veranstalter und Sponsoren sind gehalten, auf schutzwürdige Interessen des jeweils anderen Rücksicht zu nehmen. Dies gilt auch nach Beendigung einer Veranstaltung.

13. Schlussbestimmungen

13.1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme des UN-Kaufrechtes (CISG) und sonstiger Rechtsvorschriften, die aufgrund oder in Ausführung von zwischenstaatlichen Vereinbarungen, bzw. von Rechtsvorschriften supranationaler Einrichtungen deutsches Recht sind, soweit sie nicht zwingenden Charakter haben. Dies gilt auch für Ansprüche aus vor- und nachvertraglichen Schuldverhältnissen sowie gesetzlichen Ansprüche, die mit vertraglichen, bzw. vor- und nachvertraglichen Ansprüchen konkurrieren. 

13.2. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder die Wirksamkeit durch einen später eintretenden Umstand verlieren, bleibt die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. Anstelle der unwirksamen Vertragsbestimmungen tritt eine Regelung, die dem am nächsten kommt, was die Vertragsparteien gewollt hätten, sofern sie den betreffenden Punkt bedacht hätten. Entsprechendes gilt für Lücken dieses Vertrages. Änderungen dieser Bedingungen bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung des Schriftformerfordernisses.

13.3. Ist der Teilnehmer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen München.  

13.4. Sie können diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen hier abrufen, speichern, und ausdrucken.

Stand: März 2021